Home - Actueel - Nieuws - Schooljaar wordt voortaan gearchiveerd in MOO: wat zijn de gevolgen?
Deel deze pagina:
Delen:

Schooljaar wordt voortaan gearchiveerd in MOO: wat zijn de gevolgen?

Tijdens een schooljaar wordt per leerlingen- en projectgroep een hele collectie digitale bestanden opgebouwd. Veel leerkrachten vinden het nuttig om deze bestanden later nog eens te kunnen raadplegen. Maar tot voor kort was dat niet zomaar mogelijk. De bestaande map voor een groep werd vaak hergebruikt, waardoor de gegevens van het voorgaande jaar verloren gingen of door elkaar stonden met het nieuwe schooljaar. Ook kwam het voor dat de groepsindeling was gewijzigd, waardoor de bestanden niet meer benaderbaar waren.

Om in deze situatie verandering in te brengen, hebben we MOO nu voorzien van een functionaliteit die ervoor zorgt dat mappen en bestanden van het voorgaande schooljaar automatisch worden gearchiveerd. Deze functionaliteit is actief geworden met ingang van 1 augustus jongstleden, de dag waarop Basispoort alle scholen heeft omgezet naar het komende schooljaar.

Wat houdt deze nieuwe functie in?

De nieuwe archiveringsfunctie heeft betrekking op de leerlingengroepen en projectgroepen die worden geïmporteerd vanuit het Leerling Administratie Systeem (LAS). Met ingang van het schooljaar 2020-2021 worden deze groepen na de Basispoortjaarovergang gearchiveerd en voorzien van een vermelding van het schooljaar (in dit eerste geval is dat het schooljaar '19-20'). De gegevens van groepen worden voortaan dus per jaar bewaard, en daardoor blijven ze eenvoudiger benaderbaar.

In MOO zie je niets van deze verandering, maar hij wordt wel zichtbaar in de MOO BestandenHub, Shared Drives (Google G-Suite), Teams en Classrooms (Microsoft Office 365). Voor gebruikers van de oude module MOO Bestanden werkt het allemaal nog weer net even anders (zie verderop).

Gevolgen voor leerlingen die werken met de MOO BestandenHub (met G-Suite of Office 365)

Leerlingen krijgen na de jaarovergang van Basispoort de map (Shared Drive, Team of Classroom) van het actuele schooljaar te zien. Zij zijn ontkoppeld van hun oude groep en lid gemaakt van de nieuwe groep. De gearchiveerde mappen van het voorgaande schooljaar zijn voor hen niet meer zichtbaar en ze kunnen er ook niet meer bij.

Gevolgen voor leerkrachten die werken met de MOO BestandenHub (met G-Suite of Office365)

Leerkrachten blijven na de jaarovergang lid van de groep uit het voorgaande schooljaar. Deze groep wordt automatisch gearchiveerd (in MOO beheer of MOO Leerlingenbeheer) en is vervolgens niet meer zichtbaar. Dankzij het archiveren houdt de leerkracht wel toegang tot de voormalige map (Shared Drive, Team of Classroom). Deze oude map wordt getoond met vermelding van het schooljaar (JJ-JJ; in dit eerste geval dus '19-20') in de groepsnaam. Op het volgende screenschot ziet je hoe dat eruit ziet voor groepsleerkrachten die werken met G-Suite (de weergave in Office 365 zal net iets anders zijn).

Gevolgen voor gebruikers die nog werken met de module MOO Bestanden

In MOO Bestanden is het technisch niet mogelijk om groepen te archiveren. Om de bestanden in oude groepen toch eenvoudig benaderbaar te maken, wordt de naam van de nieuwe groep voorzien van een vermelding van het nieuwe schooljaar (JJ-JJ; in dit geval dus '20-21'). De oude groepsmap houdt zijn oorspronkelijke naam (let op: bij de MOO BestandenHub werkt dit dus precies omgekeerd).

• Voor leerlingen

Net als bij de MOO BestandenHub worden leerlingen ontkoppeld van hun oude groepsmap en toegewezen aan de groepsmap die zij in het nieuwe schooljaar nodig hebben.

• Voor leerkrachten

Leerkrachten blijven lid van groepsmappen van het voorgaande schooljaar. In MOO Bestanden zien zij beide mappen, waarbij de nieuwe groep dus de toevoeging '20-21' heeft. Als je de komende periode de door ons geadviseerde migratie naar de MOO BestandenHub gaat uitvoeren, worden ook de gearchiveerde mappen gemigreerd.

Gevolgen voor project- of personeelsgroepen die werken met Shared Drives of Teams

Worden er voor jouw school ook personeelsrollen ‘geprovisioned’ naar een clouddienst als Shared Drive of Teams? Dan verandert er in de nieuwe situatie niets aan deze rollen. Aan project- of personeelsgroepen die niet in het LAS voorkomen, wordt geen vermelding van het schooljaar toegevoegd en de desbetreffende mappen worden ook niet gewijzigd. Alleen aan projectgroepen die vanwege een methodekoppeling via Basispoort worden gesynchroniseerd, wordt wél een vermelding (JJ-JJ) van het schooljaar toegevoegd.

(Weergave in Office365 zal anders zijn)

Geen provisioning ingesteld?

Heb jij geen provisioning ingesteld voor leerlingengroepen, projectgroepen of personeelsgroepen? Dan worden de Shared Drives, Teams of Classrooms niet gearchiveerd in respectievelijk Google G-Suite of Microsoft Office 365. Om alsnog provisioning in te schakelen, kun je contact opnemen met onze servicedesk.

Geen koppeling met Basispoort?

Heb jij geen koppeling tussen Basispoort en MOO? Dan wordt de vermelding van het schooljaar (JJ-JJ) niet toegevoegd aan groepen en worden er ook geen groepen gearchiveerd.

Meer informatie

MOO BestandenHub
https://www.heutink-ict.nl/service/moo/art/6977/moo-bestanden-hub

MOO Bestanden
https://www.heutink-ict.nl/service/art/3494/moo-bestanden-algemene-informatie

MOO Bestandsmigratie
https://www.heutink-ict.nl/moo-bestanden

Deel deze pagina:

Blijfup-to-date

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van nieuws en acties

*